Bài 1 - Introduction about email & its context (Giới thiệu về email & phạm vi của email)

INTRODUCTION (GIỚI THIỆU VỀ EMAIL)

Trong cuộc sống hiện đại, e-mail, từ viết tắt của electronic mail (thư điện tử) được đánh giá rất cao, không chỉ bởi các cá nhân mà còn bởi các công ty, tổ chức, đoàn thể.

Nếu so sánh e-mail với thư truyền thống ta có thể dễ dàng nhận thấy sử dụng e-mail rẻ hơn và đỡ tốn công sức hơn viết thư tay. Các bạn chỉ cần một chiếc máy tính có nối mạng, một chút thời gian để soạn email, sau khi ấn nút "send" thư của bạn sẽ được gửi đến người nhận trong một khoảng thời gian rất ngắn. Điều đó tiện lợi hơn rất nhiều so với việc bạn dùng giấy bút và dành khá nhiều thời gian cũng như công sức để hoàn thành một bức thư tay.

Không chỉ có vậy, sau khi viết xong thư các bạn còn phải dán tem và đi đến bưu điện để gửi thư. Có khá nhiều trường hợp người viết sau khi hoàn thành một bức thư thăm hỏi hoặc trao đổi với gia đình, bạn bè thì ngại đi mua tem và gửi thư nên để quên luôn bức thư đó không gửi hoặc một thời gian sau mới gửi. Nhưng với việc viết e-mail, tình trạng đó hầu như không bao giờ xảy ra.

Đó là trường hợp so sánh với thư tay, vậy còn với những phương tiện truyền thông khác như điện thoại hay FAX thì sao? Sau khi quan sát và làm một số điều tra nhỏ trên diễn đàn, kết luận được đưa ra rằng e-mail khó bị xâm phạm hơn điện thoại, chính vì vậy e-mail giúp các bạn bảo mật thông tin khá hiệu quả.

Bên cạnh đó e-mail dễ sử dụng hơn FAX, các bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác đơn giản là có thể gửi thư điện tử trong khi rất nhiều người than phiền về độ phiền phức và rắc rối khi sử dụng FAX.

Chính bởi những ưu điểm trên e-mail ngày càng được sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Cụ thể, năm 1998 ước tính có khoảng 30% những người đã trưởng thành ở Hoa Kỳ và Canada sử dụng mạng Internet. Nhưng đến năm 2007, dự án "Pew Internet and American Life" đã làm điều tra và đưa ra kết quả 73% người đã trưởng thành ở Hoa Kỳ thường xuyên liên lạc, kết nối qua internet. Hầu hết những người đó đều sử dụng thư điện tử.

Tuy nhiên, điều đáng buồn là ở thế kỷ 21, khi việc sử dụng e-mail đã trở thành thói quen không thể thiếu, vẫn có một số lượng lớn những người gặp phải những điều rủi ro trong khi dùng e-mail chỉ bởi họ không hiểu rõ và không biết cách điều chỉnh văn phong trao đổi cho phù hợp với loại phương tiện thông tin liên lạc mới này.

Chính vì vậy bài giảng hôm nay sẽ giúp các bạn tránh mắc phải những lỗi không đáng có khi sử dụng e-mail. Tuy nhiên bài giảng sẽ không chỉ cho các bạn cách thức để gửi thư điện tử hay cách gửi kèm ảnh mà sẽ tập trung vào việc giới thiệu cho các bạn nội dung của một bức thư điện tử, hướng dẫn cho các bạn cách truyền đạt những điều bạn muốn nói. Những phần hướng dẫn được được đưa ra sẽ rất ngắn gọn, rõ ràng và hiệu quả.

Phần hướng dẫn ấy sẽ không phải là những lời võ đoán, giáo điều. Có thể sẽ có những người không đồng tình với một số điểm mà bài giảng đưa ra. Tuy nhiên nếu lúc nào cũng chỉ có một đáp án đúng thì việc đưa ra những chỉ dẫn để các bạn học theo có lẽ là một điều vô nghĩa. Hy vọng rằng, phần hướng dẫn này có thể giúp các bạn đánh giá lại việc sử dụng email của mình và từ đó phát huy tối đa tính hiệu quả của e-mail.

Sau đây các bạn hãy quan sát một bức thư điện tử mẫu để có thể hình thành một cái nhìn khái quát về cấu trúc của e-mail. Ở những phần sau bài giảng sẽ đi sâu và phân tích chi tiết từng phần cụ thể của một bức thư điện tử.

Date: Sat, 1 Apr 98 13:45 GMT	THE HEADER
To: htarlek@tweedledumb.com
From: vbassoon@buyordye.com (Vital Bassoon)
Subject: An incorrect shipment. AGAIN!
Cc: acarlson@tweedledumb.com
Herb,	THE BODY
Those Neanderthals in your Shipping department have done it again! This time they sent me 5 skids of "Wavy Locks" perm lotion instead of 5 boxes of "Wavy Lay's" potato chips! Either you hire people with at least a double-digit IQ, or I'll find a new distributor!!!
Vital Bassoon Buy or Dye Convenience Store and Hair Salon Toad Suck, Arkansas "At Intel, quality is job 0.9999992362"	THE SIGNATURE

Phần chú thích:

	THE HEADER:	PHẦN TIÊU ĐỀ
	Date:	Ngày, tháng các bạn viết e-mail
	To:	Những địa chỉ e-mail của người nhận (Một bức thư điện tử có thể gửi cùng lúc cho nhiều người)
	From:	Địa chỉ e-mail của người gửi
	Subject:	Phần tiêu đề. Phần này thường chỉ dài một dòng, nói gắn gọn nội dung chính các bạn sẽ đề cập đến trong bức thư điện tử. Phần này rất quan trọng bởi hầu hết những người bận rộn đều căn cứ vào phần tiêu đề để quyết định xem có đọc bức e-mail đó hay không. Chính vì vậy các bạn hãy đảm bảo rằng phần tiêu đề của bức e-mail hội tụ đủ thông tin cần thiết để người nhận thư sẽ không bỏ qua.
	Cc:	Đây là phần thông tin báo cho người nhận thư điện tử biết địa chỉ e-mail của người sẽ nhận được bản sao của bức e-mail này.
	THE BODY	PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ ĐIỆN TỬ, BAO GỒM NỘI DUNG CHÍNH MÀ NGƯỜI GỬI MUỐN TRUYỀN ĐẠT
	THE SIGNATURE	PHẦN CHỮ KÝ

CONTEXT OF EMAIL (PHẠM VI CỦA EMAIL)

Thông thường một cuộc trò chuyện phạm vi trao đổi khá nhỏ. Về mặt không gian, bạn trò chuyện trực tiếp với ai đó đồng nghĩa với việc hai người cùng ở trên một vị trí, địa điểm cụ thể nhất định. Còn khi các bạn trao đổi với người khác qua điện thoại, bạn và người đó phải nói chuyện tại cùng một thời điểm, nói cách khác, hai người có sự tương đồng về thời gian.

Trường hợp phạm vi trao đổi ở mức độ trung bình là khi các bạn trao đổi qua thư với quy trình thu thập nội dung, viết ra giấy sau đó dán tem rồi gửi cho đối tượng bạn muốn trao đổi.

Tuy nhiên trao đổi qua e-mail các bạn khó có thể đảm bảo bất kỳ điều gì về địa điểm của người gửi, thời gian gửi, tâm trạng của người gửi, sở thích hoặc những giá trị mà bạn sẽ nhận được trong tương lai.

Điều đó có nghĩa là các bạn sẽ phải thật cẩn thận khi đưa ra những thông tin của bạn cho người nhận. Phần dưới đây sẽ cung cấp cho các bạn những chiến lược cụ thể để làm điều đó.

USEFUL SUBJECT LINES (NHỮNG DÒNG CHỦ ĐỀ HỮU ÍCH)

Dòng chủ đề thường gắn liền hoặc liên quan một cách trực tiếp và mật thiết đến phần thân của e-mail. Khi đọc dòng chủ đề, người nhận e-mail sẽ tự động hướng tới một phạm vi riêng biệt và cụ thể được đề cập ở dòng chủ đề trước khi họ đọc phần nội dung của bức e-mail.

Dòng chủ đề nên ngắn gọn vì vậy một khuyến cáo khá phổ biến là người gửi thư điện tử nên cắt bớt những dòng chủ đề quá dài dòng. Bởi chưa có một quy ước hay qui tắc nào đưa ra bắt buộc dòng chủ đề phải là một câu hoàn chỉnh. Ngoài ra, phần này cũng nên đưa ra những đầu mối, gợi ý về phần nội dung của bức thư điện tử.

Ví dụ
	Subject: need 3 thrombos by Tues
	Chris - I need three thromblemeisters for Thursday's demo in Boston. They need to be left-handed, and they need to be packed for shipping by Tuesday night.

Quan sát ví dụ trên các bạn có thể dễ dàng nhận thấy dòng chủ đề đã tóm tắt rất khéo những thông tin quan trọng nhất của phần nội dung của một bức thư điện tử.

Khi bức thư điện tử của bạn là phần trả lời của một bức e-mail khác, phần mềm soạn thảo e-mail của bạn sẽ tự động đưa ra dòng chủ đề bắt đầu với RE: hoặc Re:; phần viết tắt của từ REPLY (TRẢ LỜI).

Tuy nhiên, trong những trường hợp phần mềm soạn e-mail của bạn không thực hiện theo nguyên tắc đó các bạn hãy tự mình điền thêm RE: vào phần e-mail trả lời của mình, điều đó giúp người nhận có thể dễ dàng nhận diện các loại email cũng như thể hiện phép lịch sự trong việc giao thiệp qua e-mail.

Ví dụ
	Subject: Re: need 3 thrombos by Tues
	Pat - I've got two thromblemeisters already packed from last week's demo, but I don't have another functional left-handed one right now. Can you cope with two lefties and one rightie?

Với những trường hợp yêu cầu thời gian trả lời khá gấp, các bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề của mình với chữ URGENT (KHẨN CẤP). Điều đó đặc biệt có ý nghĩa nếu người bạn gửi e-mail tới thường nhận được rất nhiều thư điện tử. Bởi làm như vậy sẽ giúp bức e-mail không bị lẫn với nhũng bức thư điện tử của người khác và có thể được trả lời sớm.

Ví dụ
	Subject: URGENT: need left-handed thrombo
	I've *got* to have another left-handed thromblemeister for the Boston demo, and I need it by tomorrow afternoon. Chris only has two, and I've got to have three. Chris *does* have a broken leftie, so if anyone could fix that one, or if they have one in their desk somewhere, I'd really appreciate it!

Trong trường hợp các bạn viết e-mail để yêu cầu, đề nghị, dòng chủ đề nên bắt đầu với từ REQ, phần viết tắt của từ REQUEST (YÊU CẦU, ĐỀ NGHỊ), điều đó sẽ giúp ra hiệu cho người nhận e-mail cần phải đưa hành động sớm.

Ví dụ
	Subject: REQ: turn in thrombos
	Pat's call for a left-handed thromblemeister turned up 12 functional lefties that were lying around people's offices unused. Please take a moment to look around your area for thromblemeisters (rightie *or* leftie) that you are no longer using, and get them back to Chris.

Ngoải ra, nếu các bạn đưa ra những thông tin không khần cấp hoặc không cần người nhận e-mail phải trả lời thì các bạn có thể bắt đầu dòng chủ đề bằng FYI, phần viết tắt của FOR YOUR INFORMATION (THÔNG BÁO CHO BẠN) để báo cho người nhận thư điện tử không cần phải vội vàng hay quá tập trung.

Ví dụ
	Subject: FYI: donuts in break room
	The donut fairy left a dozen doughnuts in the downstairs break room. First come, first served!

INFORMATION, PLEASE (XIN THÔNG TIN CỦA NGƯỜI NHẬN)

Để có thể tự giúp chính mình, các bạn hãy lưu ý không nên dùng từ "information" (thông tin) ở dòng chủ đề (và nếu có thể ngay cả trong phần thân của bức thư điện tử các bạn cũng không nên sử dụng). Bởi đây là một khái niệm khá chung chung gây nghi ngờ và khó khăn cho người nhận thư trong việc cung cấp thông tin cho bạn.

Các bạn hãy quan sát ví dụ sau đây để hiểu rõ hơn.

Một người quản lý trang web của trường đại học Illinois at Urbana-Champaign nhận được bức e-mail với dòng chủ đề và nội dung như sau.

	Subject: information
	Please send me information about UIUC (University of Illinois at Urbana-Champaign.)

Người quản lý trang web ấy chia xẻ rằng khi nhận được bức thư đó ông ấy hầu như không có chút manh mối nào về những điều người gửi e-mail muốn biết: thời hạn tuyển sinh, số lượng sinh viên, hay diện tích trường học hoặc số lượng những tòa nhà trong trường?

 Điều duy nhất người quản lý có thể giúp người gửi e-mail đó là viết một bức e-mail hỏi thông tin cụ thể mà người gửi muốn biết là gì, họ muốn được nhận tài liệu trên giấy hay qua file. Việc gửi một bức thư điện tử như vậy chỉ gây rắc rối cho người khác cũng như bản thân mình. Chính vì vậy các bạn hãy lưu ý để rút kinh nghiệm.

Bức e-mail trên nếu được viết lại như sau thì sẽ hiệu quả hơn hẳn.

	Subject: UIUC history
	Are there any Web pages about the history of the UIUC (University of Illinois at Urbana-Champaign.)

QUOTING DOCUMENTS (TRÍCH DẪN TƯ LIỆU)

Nếu các bạn viết e-mail trả lời cho một bức thư điện tử khác, các bạn nên trích dẫn những tư liệu đã được đề cập đến để chỉ dẫn phạm vi bạn muốn đề cập.

Thay vì gửi một bức e-mail trả lời nói rằng:

yes

Các bạn nên trả lời như sau:

	> Did you get all of the left-handed thromblemeisters
	> that you needed?
	yes

Sử dụng dấu lớn hơn (>) là cách thường dùng nhất để trích lời của ai đó trong thư điện tử, tuy nhiên những phần mềm soạn e-mail khác của các bạn cũng có thể dùng những quy ước khác nhau.

Thậm chí, ngay cả khi có một số lượng từ khá lớn được dùng trong phần trả lời các bạn vẫn cần phải trích dẫn những phần của bức thư điện tử trước. Điều đó là cần thiết. Các bạn hãy thử tưởng tượng hôm thứ hai bạn nhận được một bức thư điện tử trả lời cho bức e-mail bạn gửi từ hôm thứ sáu và đã không nhớ rõ nội dung nữa thì các bạn sẽ thấy bất tiện thế nào. Các bạn hãy thử đặt mình vào vị trí ấy và quan sát phần nội dung sau:

I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds.

Phản ứng của các bạn chắc hẳn sẽ là "Huh???" Bạn sẽ thấy thật sự khó hiểu và phải tìm lại phần thư đã gửi xem mình đã hỏi gì. Việc làm đó hết sức rắc rối và mất thời gian.

Sẽ dễ dàng hơn rất nhiều nếu bạn nhận được một bức e-mail như sau:

	> I've got the price quote for the Cobra subassembly
	> ready; as soon as I get a decision on the
	> thromblemeister selection, I'll be ready to go.
	> Have you talked to the thermo guys about whether
	> they are ready to go with the left-handed thrombo or
	> do they want to wait and check out the right-handed
	> one first?
	I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds.

Thực sự bức thư điện tử trên tốt hơn rất nhiều so với phần đưa ra trước đó. Tuy nhiên các bạn có thể nhận thấy nếu trích dẫn như vậy thì phạm vi quá rộng. Ba dòng đầu tiên không có mối tương quan nào với câu trả lời cả nên chúng ta có thể lược bỏ chúng.

Chính vì vậy các bạn chỉ cần phải trích dẫn đủ những phần thuộc phạm vi bạn muốn đề cập đến.

Ví dụ như ở bức e-mail trên các bạn chỉ cần trích dẫn như sau là đủ:

	> Have you talked to the thermo guys about whether
	> they are ready to go with the left-handed thrombo or
	> do they want to wait and check out the right-handed
	> one first?
	I talked to them about it the other day, and they want to see the other one before they make up their minds.

Nếu như phần nội dung không đủ quan trọng để bạn dành thời gian trích dẫn từ bức thư điện tử ban đầu, các bạn có thể trích dẫn toàn bộ bức e-mail trước xuống phía dưới phần trả lời của các bạn. Nếu các bạn để như vậy người đọc sẽ không phải xem phần trích dẫn kèm đó nếu họ đã hiểu phần nội dung mà bạn trả lời.

REMOVE PRONOUNS (THAY THẾ ĐẠI TỪ)

Phần ví dụ trên đã trích dẫn khá đầy đủ theo phạm vi đề cập đến, nhưng các bạn vẫn phải cố gắng mới có thể hiểu được phần trả lời. Điều đó là do bức e-mail đã sử dụng nhiều đại từ dễ gây nhầm lẫn.

Một quy tắc khá hữu ích sẽ được rút ra nếu các bạn nhìn vào tất cả phần đại từ ở 3 câu đầu tiên. Nếu chúng không thay thế cho một phần cụ thể được đề cập đến một cách rõ ràng trong phần e-mail các bạn hãy chuyển chúng thành những từ rõ ràng, dễ nhận biết hơn để tránh việc làm người đọc thấy hoang mang.

Ví dụ
	> Have you talked to the thermo guys [about which handedness > they want]?
	I talked to the thermo group on Wednesday, and they think the left-handed thromblemeister will probably work, but they want to evaluate the right-handed unit before they make up their minds.

Bây giờ, phần trả lời đã rõ ràng và cụ thể hơn. Và, vì phần trả lời đã bao gồm cả những phần giải thích ngầm và rõ ràng từ bức thư điện tử ban đầu nên các bạn cũng nên trích dẫn cả những phần tư liệu thiếu rõ ràng. Trả lời theo cách như vậy sẽ giúp phạm vi bức e-mail chỉ gói gọn trong phần thân của thư và giúp người nhận dễ hiểu hơn. Tuy nhiên làm như vậy sẽ mất khá nhiều thời gian để soạn một bức thư điện tử.

SUMMARY (TÓM TẮT)

Nói tóm lại, khi các bạn viết e-mail điều hiển nhiên là các bạn hiểu rõ những phần mình viết ra, nhưng người đọc chưa chắc đã hiểu. Chính vì vậy các bạn hãy cố gắng đưa họ phần phạm vi e-mail chi tiết, rõ ràng bằng cách:

	* Đưa ra những dòng chủ đề hữu ích
	* Tránh sử dụng đại từ ở ba dòng đầu tiên của thư
	* Trích dẫn phần thư gửi trước để người nhận dễ hiểu